Gibt es für Mandanten, die keine Online-Affinität haben, einen papierbasierten Prozess seitens GrundsteuerDigital?
Ausgangslage:
Die Lösung fino GrundsteuerDigital bietet im Bereich der Kollaboration zwischen Ihnen und Ihren Mandanten einen Vorerfassungsbogen und ein Mandantenportal.
Da nicht alle Mandanten diese Art der Kollaboration nutzen können oder wollen war angedacht, einen Prozess aufzusetzen, der Sie – als Kanzlei – in die Lage versetzen sollte, die wichtigsten Informationen vom Mandanten über einen standardisierten Fragebogen per Post einzuholen.
Hierbei sollte sowohl beim Versand als auch bei der Antwort des Mandanten auf die Leistungen des DATEV Druck- und Scan-Services gesetzt werden.
Kurze Prozessdarstellung in Stichworten:
- Kanzlei löst den Prozess über GrundsteuerDigital bei den entsprechenden Mandanten aus.
- Druck und Versand des Anschreibens und des „standardisierten Fragebogens“ durch das DATEV Digital & Print Solution Center (DPSC) inklusive eines Rückumschlags an den Mandanten.
- Mandant sendet den ausgefüllten Fragebogen mittels Rückumschlag an das DPSC zurück.
- DPSC scannt den Fragebogen ein und dieser wird anschließend der Kanzlei über die GrundsteuerDigital-Lösung zur Verfügung gestellt.
- Optional: Entsprechende Daten werden per OCR-Erkennung ausgelesen.
Entscheidung: Der angedachte Druck- und Scan-Service wird nicht angeboten. Begründung: Der Prozess wurde mit mehreren DATEV-Mitgliedern verprobt und somit in den letzten Wochen nochmals intensiv geprüft. Die zur Verfügungstellung eines „standardisierten Fragebogens“ für alle Fälle, mit der Maßgabe hierüber strukturierte Daten für eine automatische Anlage von Grundstücken herstellen zu können, ist nicht realisierbar. Die Sachverhalte und Mandanten sind sehr individuell zu behandeln, so dass ein Standardverfahren nicht den gewünschten Mehrwert gebracht hätte. Dies wird durch die unterschiedlichen Bundes- und Ländermodelle im Rahmen der Grundsteuerdeklaration noch erschwert. Aufgrund des handschriftlichen Ausfüllens des Fragebogens durch die Zielgruppe, wäre eine OCR-Erkennung ohnehin nur mit einer anschließenden aufwendigen und händischen Validierung möglich gewesen. Abschließend ist festzuhalten, dass bei einfachen Fällen oftmals die durch die Finanzverwaltung zugestellten Informationen an die Eigentümer und die anschließende Weiterleitung an den Steuerberater für einfache Sachverhalte den angedachten UseCase ersetzen können. Nutzen Sie weiterhin gerne unser Angebot der Vorerfassungsbögen von GrundsteuerDigital. Darüber hinaus bietet die DATEV sogenannte Muster-Erfassungsbögen, die Sie bei Bedarf individuell anpassen, mit eigenen Anschreiben kombinieren und ausdrucken oder per Mail versenden können. Der Umfang ist im Vergleich zu den offiziellen Vordrucken bewusst eingeschränkt. Ein Import der DATEV-Erfassungsbögen nach GrundsteuerDigital ist nicht vorgesehen.
Selbst bei einfachen Sachverhalten sind insbesondere bei der angedachten Zielgruppe („Tante Erna“) die notwendigen Informationen nicht zu erheben, weil das Ausfüllen entweder zu komplex ist, oder ein reduzierter Briefvorerfassungsbogen zu wenige Informationen beinhalten würde.
Steuerberater, die zu diesem Prozessablauf befragt wurden, haben den Service ebenfalls als nicht zielführend angesehen.
