Kanzlei-Trennung
Auch in Zeiten einer Kanzlei-Trennung ist eine sorgfältige Handhabung Ihrer Daten von großer Bedeutung. Unsere Lösung erleichtert die sorgfältige Trennung von Mandantendaten zwischen verschiedenen Kanzleien innerhalb von GrundsteuerDigital. Durch spezialisierte Prozesse zur Datenaufteilung und -übertragung gewährleisten wir, dass die gewünschten Mandantendaten präzise, sicher und ohne Datenverlust in das gewünschte GrundsteuerDigital-Konto überführt werden.
Durch die Trennung entstehen zwei eigenständige Konten mit klar abgegrenzter Datenverwaltung und unabhängiger Nutzung. Für die Umsetzung dieses Schrittes wird eine einmalige Aufwandspauschale von 900,00 € erhoben, welche die notwendigen Anpassungen und die Integration der Systeme abdeckt.
Die Kanzlei-Trennung kann ausschließlich aus dem Quellkonto heraus gestartet werden, aus dem die Daten übertragen werden sollen. Im weiteren Verlauf legen Sie das Zielkonto fest, welches bereits vorhanden sein und über ein aktiv gebuchtes Paket verfügen muss. Die einmalige Aufwandspauschale wird über das von Ihnen ausgewählte Zielkonto abgerechnet.
Die Kanzlei-Trennung können Sie direkt im Account von GrundsteuerDigital vornehmen. Hierzu gehen Sie auf Einstellungen -> Systemeinstellungen und klicken auf den Tab „Kanzlei-Reorganisation“. Wählen Sie hier den Button „Kanzlei-Trennung“ aus, sollten Sie eine Kanzlei-Zusammenführung wünschen, wählen Sie den Button „Kanzlei-Zusammenführung“ aus und nutzen gerne die Erklärung über den Hilfecenter-Artikel zur Kanzlei-Zusammenführung.
Schritt 1 – Ausstehende Rechnungen
Um den Prozess der Kanzlei-Trennung anzustoßen gehen Sie auf den Button „Weiter“. Das System prüft im Hintergrund automatisch, ob noch offene Rechnungen vorhanden sind.
Schritt 2 – Information über Aufwandspauschale
Wenn keine Rechnungen offen sind, erhalten Sie im nächsten Schritt Informationen über den Ablauf der Trennung sowie über die einmalige Aufwandspauschale.
Schritt 3 – Auswahl des Zielkontos
Im nächsten Schritt ist es wichtig, den „Zielaccount“ festzulegen. Dies ist der Account, auf den ein Teil der Daten übertragen wird. Das Zielkonto muss bereits in GrundsteuerDigital existieren und über ein aktives Paket verfügen. Hierzu geben Sie die GSTB-Nummer des Zielaccounts in das Eingabefeld ein und klicken auf Weiter.
Schritt 4 – Mandanten den Konten zuordnen
In diesem Schritt wählen Sie die Mandanten aus, die im Quellaccount verbleiben sollen und welche in das Zielkonto übertragen werden sollen. Bitte überprüfen Sie Ihre Auswahl sorgfältig, da die zugeordneten Mandanten nach Abschluss der Kanzlei-Trennung jeweils nur noch im zugewiesenen Konto zur Verfügung stehen.
Schritt 5 – Zusammenfassung und finale Prüfung
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit die zu übertragenden Mandanten zu prüfen, die Sie im vorherigen Schritt für die Übertragung auf den Zielaccount ausgewählt haben.
Schritte 6 – Bestätigung, dass die Dokumente eingereicht wurden
In diesem Schritt werden Sie über die für die Trennung erforderlichen Legitimationsdokumente informiert. Sie benötigen hierfür ein Foto der Vorder- und Rückseite Ihres Personalausweises oder Reisepasses sowie ein Foto der Vorder- und Rückseite vom Personalausweises oder Reisepasses des Kontoinhabers vom Zielaccount.
Wichtig:
Bitte beachten Sie, dass die beiden Fotos der beiden Ausweisdokumente in einem Dokument hochgeladen werden müssen.
Bitte bestätigen Sie und beachten in diesem Schritt, dass nach Abschluss der Trennung die übertragenden Daten ausschließlich im Zielaccount verfügbar sind und nicht mehr im Quellaccount verfügbar sind. Die nicht übertragenden Daten verbleiben im Quellaccount. Beiden Konten werden nach Abschluss unabhängig voneinander weitergeführt.
ACHTUNG:
Bitte beachten Sie, dass das System für die Zeit der Umstellung nicht zugänglich sein wird. Dies ist notwendig, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten. Sobald wir alle relevanten Dokumente erhalten haben, wird die Umstellung innerhalb von zwei Werktagen abgeschlossen sein
Schritt 7 – Starten der Kanzlei-Trennung
Hier können Sie nun sehen, dass die Übertragung der Daten für die Trennung gestartet wurde. Während dieses Umstellungszeitraums ist das Konto für andere Aktivitäten gesperrt und kann nicht genutzt werden.
Bitte laden Sie in diesem Schritt die erforderlichen Legitimations- und Ausweisdokumente hoch. Nun können Sie die Trennung mit einem Klick auf „Dokumente absenden“ starten.
Schritt 8 – Dokumente sind eingereicht
Die Kanzlei-Trennung wurde erfolgreich angestoßen. Nach positiver Prüfung wird die Umstellung innerhalb von zwei Werktagen abgeschlossen sein. Hierüber werden wir Sie per E-Mail informieren.
