Grundstücksdatenabfrage im Änderungsmanagement

Die Grundstücksdatenabfrage ist ein Untermodul des Änderungsmanagements und dient dazu, bei Ihren Mandantinnen und Mandanten nachzufragen, ob es eine Veränderung an den Grundstücken gegeben hat.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Verwendung des Moduls:

1. Loggen Sie sich mit Ihren Login-Daten auf der GrundsteuerDigital Plattform ein
2. Gehen Sie in das Modul „Änderungsmanagement“ in der linken Menüspalte.
   
   
3. Dort finden Sie den Button „Grundstücksdatenabfrage hinzufügen“.
   
   
4. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, nach Sachbearbeiter und Mandant zu filtern. Bitte achten Sie aus Dokumentationsgründen darauf, das Jahr auszuwählen, in dem die Änderungen stattgefunden haben.
   
   
   
5. Wenn Sie diesen Schritt erledigt haben, wird Ihnen zur Überprüfung nochmal eine Übersicht der ausgewählten Grundstücke angezeigt.
   
   
6. Prüfen Sie als nächstes die E-Mail, die an Ihre Mandant/innen gesendet werden soll.
   
   
7. Nachdem die E-Mail versendet wurde, finden Sie im Unterpunkt des Änderungsmanagements -> den Menüpunkt „Grundstücksdatenabfrage“. Dieser enthält eine Übersicht der versendeten Abfragen.
   
   

Was passiert danach?

1. Ihr/e Mandantin erhält die von Ihnen versandte E-Mail zur Abfrage der Grundstücksänderungen. In dieser E-Mail wird der zuvor festgelegte Text abgebildet.
   
2. Ihre/e Mandant/in wählt zwischen „Es gab Änderungen“ und „Es gab keine Änderungen“.
   
   
3. Nach dem Klicken auf die entsprechende Variante wird auf eine separate Website ausgeleitet und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist erforderlich. Ihr/e Mandantin wird daher ein einmaliges Login-Passwort separat per E-Mail zugesandt. Nach Eingabe wird Ihr/e Mandantin auf die entsprechende Seite weitergeleitet.

3.1. Wenn keine Änderungen vorgenommen wurden, wird dem Mandanten eine kurze Bestätigung über die Übermittlung der Informationen angezeigt.
3.2. Wenn es Änderungen gegeben hat, gelangt Ihr/e Mandant/in zu einer Übersicht aller zugehörigen Grundstücke. Hier kann nun für jedes Grundstück per „Ja/Nein“-Dropdown eine Vorauswahl getroffen werden. Nur wenn „Ja“ ausgewählt wurde, kann Ihr/e Mandant/in Änderungen eintragen.

1. Nun kann der Text als Entwurf gespeichert oder direkt an die Steuerkanzlei übermittelt werden.
   
   
   

Hilfreiche Filter

1. 1. Einen Filter, der alle angefragten Änderungen aufzeigt: Hierzu müssen Sie die Filter Funktion aufrufen und einen neuen Filter erstellen. Idealerweise benennen Sie diesen mit einem eindeutigen Namen, wie z.B. „Offene Anfragen“, und wählen nun die von Ihnen gewünschten Bedingungen aus. Wir nehmen in unserem Beispiel in der Auswahl „Änderungsstatus“ die Option  „Änderungen angefragt“.
   2. Einen Filter, der alle Anfragen anzeigt, bei denen Sie eine Rückmeldung erhalten haben und es auch Änderungen gegeben hat. Hierzu erstellen Sie wieder einen Filter und vergeben einen eindeutigen Namen wie z.B. „Änderungen erhalten“.
   3. Einen Filter mit der Option zur Bestimmung des Jahres der Änderung. Hiermit können Sie nach den unterschiedlichen Veranlagungsjahren filtern. Diesen können sie bspw. „Jahr der Änderung” nennen.